会社が従業員を雇い入れる際には「秘密保持契約」を締結すべきです。企業の機密情報が流出すると、多大な損失が発生するリスクが発生します。従業員を通じて秘密漏洩し、世間を揺るがす不祥事となってしまうケースも少なくありません。
千葉県内の各企業にも独自のノウハウや取引先・顧客リスト、個人情報などの機密情報が蓄積しているでしょう。秘密保持契約を締結し、貴重な情報を守る必要があります。
この記事では企業が従業員と秘密保持契約を締結すべき理由や注意点を、弁護士が法的な観点からお伝えします。
1.秘密保持契約とは
秘密保持契約とは、契約当事者が相手にわたす情報の漏洩を禁止し、他への流出を防ぐための契約です。業務を外注する場合や製造委託する場合、ホームページ制作業者、SEO業者を利用する場合、M&Aを行う場合などにも秘密保持契約を締結するケースがよくあります。
従業員も会社の重要な情報を知る立場にあるので、秘密保持契約を締結すべき対象です。
2.企業が従業員と秘密保持契約を締結すべき理由
従業員は会社の重要な情報にアクセスできる立場にあります。
- 取引先や顧客のリスト
- 社内の従業員の個人情報
- 自社のノウハウ
- 製品開発情報
こういった情報を外部に漏洩されると、会社としては大きな損失を受けます。個人情報保護法違反の責任を問われるリスクも発生し、信用問題にも発展するでしょう。
秘密保持契約を締結しておけば、漏洩が禁止されるので、会社の機密情報を守りやすくなります。
万一従業員が違反して漏洩してしまった場合にも、世間や被害者に対し「会社としてできうる限りの適切な措置を行っていた」と説明しやすくなります。
企業にとって従業員との秘密保持契約締結は必須です。
3.秘密保持契約を締結する従業員の範囲
秘密保持契約は、可能な限りすべての従業員と締結すべきです。役職つきの人材や特殊スキルをもった人材だけではなく、平社員や新入社員などの従業員にも秘密を守らせる必要があります。
また正社員だけではなく、パートやアルバイトなどの非正規雇用者も会社の情報にアクセス可能です。SNSでアルバイト店員が行った投稿が原因で企業が損害を受ける事件も発生しているので、アルバイトやパートの従業員とも秘密保持契約を締結しましょう。
4.秘密保持契約書に盛り込むべき内容
4-1.秘密情報の定義や範囲
まずはどういった情報を「秘密情報」とするのか規定しましょう。
秘密情報の範囲を限定しすぎると「これは秘密情報にならない」といわれる可能性があるので「その他上記に準じる情報」などと包括的に定義しておくとよいでしょう。
秘密情報については、開示してはならないことを定め、第三者への漏洩を禁止します。
4-2.例外的に開示可能な場合
すでに知られている情報、法令によって開示しなければならない場合など、例外的に開示できる場合を定めます。
4-3.利用制限
秘密情報の目的外利用を禁止する条項です。不適切な複製行為も禁止しましょう。
4-4.損害賠償
秘密保持義務に反して従業員が情報漏えいした場合、企業側が損害賠償請求できることを定めます。
4-5.秘密情報の返還
雇用契約が終了したら、速やかに情報を返還する約束をします。
4-6. 有効期間
雇用契約の終了後も一定期間、秘密保持契約の効力を存続させることも可能です。
5.秘密保持契約書を締結するタイミング
秘密保持契約は、基本的に「雇用時（入社時）に締結しましょう。
新入社員であってもすぐにパソコンやタブレットから情報データベースへアクセスできるケースが多いですし、事業所内の書類も閲覧できるからです。
また秘密保持契約締結を入社の条件としておけば、労せず秘密保持契約を締結させられます。いったん雇用した後に秘密保持契約を要求すると、相手が拒否したときに強要できないリスクが発生します。
6.従業員の労務管理は弁護士へ相談を
従業員の労務管理においては、労働時間や解雇問題、秘密保持などさまざまな場面で法的に適切な対応を要求されます。千葉県で労務管理に詳しい弁護士をお探しの企業がありましたら、お気軽に弁護士までご相談ください。
