退職勧奨によって円満退職を実現できれば、解雇トラブルを起こさずに問題社員を辞めさせることが可能です。
ただし退職勧奨も違法になる可能性があるので、適切な方法で進めましょう。
今回は退職勧奨の流れや注意点について、弁護士が解説します。
1.退職勧奨の流れ
退職勧奨は、以下のような手順で進めましょう。
1-1.幹部や上司と方針を共有する
まずは退職勧奨の方針について、経営幹部や本人直属の上司などの関係者で共有する必要があります。会社の意思をまとめておかないと、退職勧奨をスムーズに進めるのが難しくなってしまうからです。
1-2.退職勧奨の理由をまとめる
次に、対象者へ退職勧奨を行うべき理由を整理しましょう。
退職勧奨の理由をまとめておくと、対象者を説得する際に役立ちます。
退職勧奨の際には本人から抵抗されるケースも多いので、企業側も対抗できるように準備しておかねばなりません。場当たり的な対応をするとトラブルになる可能性が高くなるので、事前にまとめておくべきです。
1-3.対象者へ会社の意向を伝える
準備が整ったら、対象者を呼び出して「退職してほしい」という会社側の意向を伝えましょう。
このとき、多数の上司で取り囲んで退職を強要する対応をしてはなりません。
脅迫したり怒鳴りつけて無理やり退職させたりするのも不適切で、トラブルのもとになります。無理に退職させると、後に「退職を強要された」といわれて退職勧奨が無効になってしまう可能性があるからです。
あくまで対象者が任意で退職するように説得し、話をもっていきましょう。
1-4.退職の条件を話し合う
対象者が、条件次第では退職に応じる意向を示したら、退職条件を話し合う必要があります。
具体的には、退職金の金額や退職時期について、決定しましょう。
場合によっては、本人に退職を決意させるために退職金の上乗せや解決金の支払いを提案すべきケースもあります。
1-5.退職届を提出させる
条件が整ったら、退職届を書かせて提出させましょう。
これで、退職の手続きは一応完了します。
2.退職勧奨の注意点
退職勧奨を行う際には、以下の点に要注意です。
2-1.対象者の質問や反論への対応
退職勧奨を行うと、対象者から質問や反論をされるケースが多々あります。会社の落ち度を責め立てるばかりで、まったく反省しない従業員もいるでしょう。
質問や反論に対しては感情的にならず、落ち着いて対応すべきです。
なぜ退職を勧めることになったのか、どういった点に問題があるのか、事前に用意していた「退職勧奨すべき理由」をもとにして、説得しましょう。
2-2.録音しておく
退職勧奨の際には、状況を録音しておくようお勧めします。
後に従業員から「退職強要された」「脅迫されて、無理やり退職届を書かされた」などと主張される可能性があるためです。
録音しておけば、従業員から虚偽の違法行為を主張される不安がなくなります。
2-3.従業員側から録音される可能性が高い
退職勧奨の際、従業員側が録音しているケースが多々あります。会社側としても「録音されている前提」で、不用意な発言をしないよう対処しなければなりません。
2-4.失業保険は会社都合退職になる
退職勧奨を行って従業員を退職させたとき、失業保険は基本的に「会社都合退職」となります。退職届を受け取ったから「自己都合退職」にしてしまう企業もありますが、ハローワークでは「退職勧奨は会社都合退職」として取り扱っているので間違えないようにしましょう。
会社都合退職になると、従業員は早めに失業保険を受け取れますし、受給日数も長くなるメリットがあります。退職を決意させる説得材料としても利用できるでしょう。
3．退職勧奨は弁護士へ相談を
正しい方法で退職勧奨を進めるには、解雇や退職勧奨に関する判例や法令の知識が必要です。自己判断で対応すると、後に従業員から「退職強要を受けた」といわれてトラブルになる可能性もあります。円満に辞めさせたい従業員がいる場合には、弁護士までご相談ください。
