いったん就業規則を作成しても、時間が経過すると改定が必要となるケースがよくあります。古い就業規則をそのまま適用していても、効果的に社内規律を維持したりトラブル防止したりできません。
この記事では就業規則を改定すべき状況や改定方法について、弁護士が解説します。
1.就業規則を改定せず放置するデメリット
常時10人以上の従業員を雇用する事業所では、就業規則を作成して労基署へ届け出る必要があります。ただし10人未満の会社でも社内規律維持やトラブル防止のための就業規則を作成するよう推奨しています。
ではいったん作成した就業規則を長年見直さずに放置していても問題はないのでしょうか？
就業規則は定期的に見直すべきです。以下でその理由をお伝えします。
1-1.違法状態になってしまう可能性がある
労働関係法令をはじめとして、法律は頻繁に改正されます。
たとえば2022年10月には「産後パパ育休制度」とよばれる育休制度の改正法が施行されたことも記憶に新しいでしょう。
法改正が行われたら、就業規則もそれに合わせて改定しなければなりません。
放置すると、違法状態になってしまう可能性があります。
1-2.現状に合わない内容になってしまう
違法にはならなくても、就業規則を改定しないデメリットがあります。
たとえば古い就業規則をそのまま放置していると、会社の現状に合わない状況が発生してきます。それでは就業規則が形骸化してしまい、設置している意味がありません。
就業規則は常に最新のものにアップデートしておく必要があります。
2.就業規則を改定すべきタイミング
どのような状況になれば就業規則を改定すべきなのでしょうか？以下で就業規則を改定すべきタイミングをお伝えします。
2-1.法改正に対応するタイミング
1つは法改正に対応しなければならないタイミングです。
働き方改革関連法、育休関連など、最近でも多くの労働関係法令の改正が行われています。
法改正に追いつくには、就業規則の改定が必要になるケースが多いので、改正法が施行される前に就業規則をアップデートしましょう。
2-2.就業規則が形骸化している場合
就業規則が古くなって形骸化しているなら、改定すべきタイミングといえます。
就業規則は従業員に参照させて服務規律を守らせる役割も果たします。
せっかく就業規則を定めても従業員の参考にならない古い内容になっているなら、早めに現在の企業の状態に即した内容に改定しましょう。
2-3.トラブルを防止できなかった場合
せっかく就業規則があっても、効果的にトラブルを防止できなければ意味がありません。
たとえば懲戒解雇した場合などに就業規則が役に立たなかったなら、改定を検討すべき状況となっている可能性があります。
3.就業規則の改定方法
以下では就業規則を改定する手順をお知らせします。
STEP1 労働者の代表者の意見をきいて改定案を作成する
まずは過半数の労働者の代表者から意見を聞きながら改定案を作成しましょう。
労働組合がある場合、過半数が加入している労働組合の代表者が労働者の代表になります。
ただし労働者に不利益な内容に変更する場合、対象となる全労働者の合意が必要になります。
STEP2 就業規則・就業規則変更届を作成する
次に就業規則や就業規則変更届を作成しましょう。
就業規則を作成するときには、雛形を利用するとしても自社のニーズに応じたものとすべきです。
STEP3 所轄労働基準監督署へ提出する
次に所轄の労働基準監督署へ就業規則や就業規則変更届を提出します。
STEP4 労働者へ周知する
就業規則を提出したら、労働者へ周知しなければなりません。
事業所に備え付けていつでも従業員がアクセスできる状態にしたり、共有フォルダに入れて従業員がいつでも閲覧できる状態にしたりしましょう。
周知されなかった場合、就業規則には効力が認められません。周知義務違反として30万円以下の罰金刑となる可能性もあるので、違反しないように注意してください。
千葉県の秋山慎太郎総合法律事務所では労働問題に力を入れて取り組んでおります。就業規則の見直しをご検討の場合、お気軽にご相談ください。
